Una estimación de obra necesita mostrar qué se ejecutó durante el periodo, cómo se valoró y qué importe corresponde después de las deducciones aplicables. KOSAN permite trabajar con cantidades contratadas, avances anteriores y del periodo, acumulados y saldos, además de amortización de anticipo y retenciones.
Esa organización ayuda a preparar documentos revisables y a distinguir la ejecución del proceso de cobro. Presentar una estimación, autorizarla, facturarla y cobrarla son etapas que conviene seguir por separado.
Qué información necesitas para preparar una estimación
La base es el catálogo relacionado con el contrato: concepto, unidad, cantidad y precio unitario. Después necesitas medir los trabajos del periodo y conservar el respaldo que permita revisar esas cantidades.
Entre los datos de trabajo están:
- Identificación del proyecto, contrato, folio y periodo.
- Cantidades contratadas y precios aplicables.
- Cantidades estimadas anteriormente y cantidades del corte.
- Mediciones, croquis y documentos de respaldo según el trabajo.
- Condiciones de amortización, retención y demás deducciones.
Los porcentajes y documentos exigidos dependen del contrato y de las reglas aplicables. Los valores de los ejemplos de este artículo son didácticos.
Ejemplo de cantidades e importes
Supongamos un concepto contratado de 1,000 m² a $250 por m². Antes del corte se han estimado 300 m² y durante este periodo se presentan 200 m² adicionales. Todos los importes se expresan antes de IVA.
| Referencia | Cantidad | Importe |
|---|---|---|
| Contratado | 1,000 m² | $250,000 |
| Estimado anteriormente | 300 m² | $75,000 |
| Esta estimación | 200 m² | $50,000 |
| Acumulado después del corte | 500 m² | $125,000 |
| Saldo por ejecutar | 500 m² | $125,000 |
La cantidad acumulada es 300 + 200 = 500 m² y el avance del concepto, 500 ÷ 1,000 = 50%. El importe del periodo se obtiene con 200 × $250 = $50,000.
Esta separación evita confundir el acumulado con el trabajo del periodo. Si volvieras a presentar los 500 m² como cantidad nueva, estarías incluyendo otra vez los 300 m² ya estimados.
Cómo afectan el anticipo y la retención
Para el mismo caso, supongamos amortización de anticipo de 20% y retención de 5%, ambas aplicadas al importe del periodo. Son condiciones hipotéticas y no porcentajes universales.
Amortización = $50,000 × 20% = $10,000.
Retención = $50,000 × 5% = $2,500.
Si no hay otras deducciones, el importe después de esas operaciones y antes de impuestos es:
$50,000 − $10,000 − $2,500 = $37,500.
La amortización recupera parte de un anticipo previamente entregado. La retención responde a la condición acordada y necesita su seguimiento, incluida su liberación cuando corresponda. Por eso es útil distinguir ambas en el documento y en el análisis del cobro.
El tratamiento del IVA y de otras deducciones se revisa según la operación y el contrato; este ejemplo los excluye para mostrar únicamente la mecánica de las cantidades y los porcentajes.
Qué puedes organizar en KOSAN
En el módulo Estimaciones puedes capturar la cantidad de cada concepto en la columna del periodo. La pantalla calcula importes, acumulados y saldos, y muestra el avance respecto de la cantidad contratada.
KOSAN incluye campos de amortización de anticipo y retención, así como deducciones del periodo. Al relacionar un contrato, permite utilizar sus condiciones registradas. El sistema también muestra avisos cuando una captura excede la cantidad contratada, para revisar el dato antes de guardar.
La vista distingue importes presentados, autorizados, facturados y cobrados. Esa separación ayuda a conversar con administración y con quien revisa la estimación: un monto ejecutado puede encontrarse todavía en revisión o pendiente de pago.
El módulo dispone de configuración del documento para identificar obra, cliente, contratista, contrato y firmas, y herramientas para preparar su reporte. Los datos de identificación del proyecto pueden utilizarse como base para completar el documento.
Una secuencia para preparar el corte
- Confirma que el catálogo corresponde al contrato que vas a estimar.
- Revisa las cantidades anteriores para evitar duplicidades.
- Mide el trabajo del periodo y conserva su respaldo.
- Captura sólo las cantidades nuevas en KOSAN.
- Comprueba acumulados, saldos y posibles excedentes.
- Revisa amortización, retenciones, deducciones e impuestos.
- Prepara el reporte y sigue por separado autorización, facturación y cobro.
Si aparece un concepto nuevo o una cantidad adicional, documenta el cambio y su tratamiento contractual. KOSAN cuenta también con aditivas, deductivas y catálogo actualizado para organizar movimientos de la obra.
Preguntas frecuentes
¿Una estimación presentada ya cuenta como dinero cobrado?
Debes revisar su estado y la fecha de pago. La presentación es una etapa del proceso; el registro de cobro representa otra.
¿Puedo estimar más que la cantidad contratada?
Primero revisa la medición, el catálogo y las autorizaciones que correspondan al cambio. El aviso de excedente ayuda a detectar la diferencia; la procedencia de un trabajo adicional se determina con su documentación.
¿La retención tiene el mismo porcentaje en todas las obras?
Depende de las condiciones pactadas y de las reglas aplicables. Registra el porcentaje que corresponda al contrato analizado.
KOSAN permite relacionar el avance del periodo con su importe y con las etapas de cobro, para preparar estimaciones que puedas revisar concepto por concepto.
Si necesitas preparar la base del catálogo, consulta cómo hacer un presupuesto de obra.